立替払いについて

変更承認申請

交付申請書内容修正届

登録事項変更届

従業員等が立替払いをした場合は、立替払い者(従業員等)に立替えた物品などの代金を支払ったことが確認できる証拠書類の提出が必要です。
「従業員等による立替払いの追加書類」について「立替払請求書兼領収書」を例にポイントを解説します。

立替払い精算の流れ  ※日付の順番が前後しないようご注意ください

補助事業開始

物品購入

立替払い者から
補助事業者へ請求

補助事業者が
立替払い者へ精算

補助事業終了

実績報告書提出

立替払い精算が必要かどうか以下をご確認ください

【法人の場合】
 事業者名:株式会社TEIKANSEN
 代表者名:低感染 一郎

口座名義 立替払い精算
株式会社TEIKANSEN 不要
株式会社TEIKANSEN 代表取締役 低感染 一郎 不要
低感染 一郎 必要
小規模 杏子(従業員) 必要

クレジットカード名義が「個人」であっても、引落し口座が「法人」であれば立替払い精算は不要です。

【個人事業主の場合】
 事業者名:持続化商事
 代表者名:持続化 太郎

口座名義 立替払い精算
持続化商事 不要
持続化 太郎 不要
持続化 花子(専従者) 必要
小規模 和昭(従業員) 必要

提出が必要な書類

従業員等が立替払いをした場合は、以下の証拠書類をご用意ください。
不備不足がある場合には、他の書類を追加で求める場合があります。

● 立替払い者(従業員等)が支払いを行ったことが分かる証拠書類
(クレジットカード払いの場合はクレジットカード払いの書類)
▶詳細はこちらをご確認ください。クレジットカード払いの場合

● 補助事業者が立替払い者(従業員等)に物品等の代金を支払ったことが確認できる証拠書類
(立替払請求書兼領収書等)
▶「立替払請求書兼領収書」の参考様式はこちらからご確認ください。

● 事業者が立替払い者に支払をしたことがわかる証拠書類
(現金払いの場合は現金出納帳)
(銀行振込みの場合は事業者から立替払い者に支払を行ったことがわかる通帳コピーなど)
▶詳細はこちらをご確認ください。銀行振込の場合

 

「立替払請求書兼領収書」の作成例
立替払請求書兼領収書 立替払請求書兼領収書
「立替払請求書兼領収書」は、立替払いをした日から補助事業終了日までの間に実施するものとなります。補助事業終了後の精算は補助対象外となりますのでご注意ください。
請求日は⑥の領収日以降にしてください。
受領日は、上記請求日から補助事業終了日までの日付を記入してください。

確認ポイント

補助事業者名が記載されていますか

立替払い者(従業員等)の名前が記載されていますか

立替払い精算の請求日が記載されていますか

立替払いの内容が記載されていますか
金額は添付の領収書と同じ額ですか

立替払いを精算した日付が記載されていますか

購入店からの領収書を添付します
※添付が難しい場合は、立替払いの物品の領収書であることをわかるようにして、ご提出ください

「立替払請求書兼領収書」について

立替払いの領収書の内容に沿って精算を行うことから、
A:物品の購入日」 →「B:請求日」→ 「C:受領日」が一般的な日付の流れとなります。
日付の順番が前後すると、不備となる場合がありますのでご留意ください。

良い例 良い例の立替払請求書件領収書
悪い例 悪い例の立替払請求書件領収書

立替払い者がクレジットカードを利用した場合は、上記に加えて「カード会社発行のカードご利用代金明細書」および「クレジットカード決済口座の通帳の該当部分」もご提出ください。
引落日が補助事業終了後の場合は、立替払い者への精算が完了していても補助対象外です。
▶詳細はこちらをご確認ください。クレジットカード払いの場合

経費登録システムの支払日について